Pentingnya Menyusun Business Continuity Plan bagi Organisasi

Oleh:
Taukhid Wisnu Broto

Apa yang dimaksud dengan BCP?

BCP membahas tentang membuat rencana dan menciptakan kerangka kerja untuk memastikan bahwa bisnis itu dapat hidup dalam keadaan darurat.
BCP dapat juga diartikan sebagai deskripsi terdokumentasi tentang langkah yang diambil, sumberdaya yang digunakan, dan prosedur untuk diikuti sebelum, selama, dan setelah kejadian yang secara signifikan menggagung keseluruhan atau sebagian operasional bisnis. Tujuan utamanya adalah untuk memastikan pemulihan dan operasional fungsi bisnis vital dalam skala waktu yang dapat diterima.

Penting bagi sebuah organisasi untuk melakukan hal berikut:

1. Menyimpan data secara elektronik;
2. Mengumpulkan data di satu tempat;
3. Menjaga data di komputer berstatus read only;
4. Memiliki jaringan IT dan keterkaitannya pada telekomunikasi
5. Menyimpan data pekerjaan kritis

Pentingnya ada BCP adalah untuk mengelola keberlanjutan bisnis. Tujuan utamanya adalah untuk memberikan kepastian bagi setiap pemangku kepentingan khususnya customer dan rekanan bahwa layanan akan selalu tersedia di setiap saat mereka membutuhkan. hal ini merupakan bentuk asuransi pribadi terhadap setiap resiko yang tidak dapat dijamin atau tidak terlingkupi oleh asuransi konvensional. hal tersebut juga memastikan bahwa bisnis dapat segera dimulai kembali di dalam periode singkat setelah terjadinya suatu bencana.

Ada empat unsur utama proses BCP:

1. Inisiasi Lingkup dan Rencana. Tahap ini menandai permulaan proses BCP. Proses ini meliputi pembuatan lingkup dan unsur-unsur lain yang diperlukan untuk menentukan parameter-parameter rencana;
2. Business Impact Assessment. Proses BIA adalah suatu proses yang dilaksanakan untuk membantu unit-unit bisnis memahami dampak suatu peristiwa yang mengganggu. Tahap ini meliputi pelaksanaan vulnerability assessment;
3. Pengembangan Business Continuity Plan. Istilah ini mengacu pada penggunaan informasi yang dikumpulkan pada tahap BIA untuk mengembangkan business continuity plan yang sebenarnya. Proses ini meliputi area dari implementasi rencana, pengujian rencana, dan pemeliharaan rencana berkelanjutan;
4. Persetujuan Rencana dan Implementasi. Proses ini melibatkan pengambilan keputusan akhir manajemen senior, menciptakan kesadaran terhadap rencana tersebut ke seluruh personil perusahaan, dan menerapkan suatu prosedur pemeliharaan untuk membaharui rencana jika dibutuhkan.

Kenapa BCP diperlukan?

BCP adalah rencana (plan) yang berfokus untuk mempertahankan kelangsungan fungsi-fungsi bisnis saat gangguan terjadi dan setelahnya.

Sebuah bencana yang terjadi di sebuah organisasi dapat berupa kejadian, yang memiliki konsekuensi timbulnya biaya tambahan bagi organisasi. bencana dapat berujud kegagalan kecil seperti matinya sumber tenaga di kantor atau sebesar tragedi serangan teroris tanggal 11 September terhadap gedung WTC di Amerika.

Setiap bencana memiliki implikas ikerusakan terhadap organisasi (khususnya bank) yang mirip berikut ini:

1. Ketidakmampuan beroperasi dan menjalankan bisnis;
2. Financial loss akibat rusaknya properti;
3. Kehilangan data atau aplikasi.

bagaimana supaya organisasi dapat bertahan di dalam menghadapi bencana? jawabannya terletak pada BCP (Business Continuity Planning).